Tourné vers le libre accès, la réutilisation et la pérennité des formats de la science, SO PUR se construit nativement à l’aide de logiciels et de services non privatifs. À titre de témoignage, mais aussi pour donner lumière à celles et ceux qui proposent et maintiennent ces outils, ce billet veut en faire la liste.

L’écriture au quotidien

Tous les documents de SO PUR sont édités et accessibles en permanence à l’ensemble de l’équipe du projet.

Zettlr sur un « cloud » commun

Zettlr est un éditeur de texte qui fonctionne en markdown, un langage de balisage simple qui permet de structurer un document rapidement. L’ensemble des documents de travail du projet SO PUR sont rédigés sur ce logiciel. L’écriture en markdown, d’une prise en main aisée, permet ensuite les exports nécessaires aux utilisations ponctuelles des documents sans efforts supplémentaires (PDF, présentations, courriels, traitements de textes).

Chaque document est associé à des tags, grâce auxquels la recherche d’un type de document (tous les compte-rendu de réunion, ou bien l’ensemble des documents en lien avec une action) est facilitée au sein de l’arborescence de fichiers. La source reste donc pérenne et unique. Dans le cas de documents tels que des compte-rendus qu’il s’agit de ne plus modifier, nous indiquons « obsolète » dans le nom du fichier.

Le dossier commun de travail nous permet d’éditer de façon collaborative, en temps réel et presque sans conflit les documents. Ainsi, SO PUR ne connaît pas de fichier nommé « fichier_def_revu_3_bis_definitif_ok-pour-moi_dernières-corrections_2022-09-30 »

Vers un espace de travail plus vertueux

Pour l’instant, l’équipe utilise un espace Dropbox pour stocker ce dossier de travail. Début 2023, nous allons investir un espace de travail proposé par notre université de rattachement, Rennes 2. Il s’agira de Koumoul, sur une base Nextcloud.

Resana

Resana est un outil collaboratif de la fonction publique. Nous l’utilisons principalement pour écrire ou valider un texte hors du cercle restreint de l’équipe SO PUR. Il nous est également utile pour le travail commun mis en place avec le réseau de SCD, afin de partager et héberger aisément des documents.

Libre Office

Mis à part Zettlr ou Resana, Libre Office remplit toutes les autres fonctions d’édition locale nécessaires, notamment s’il faut mettre en page un document plus précisément que ne le permet Zettlr.

La gestion du projet SO PUR

Pour le suivi de projet, SO PUR utilise Kandoo, instance de Kanboard mise à disposition par Rennes 2. L’utilisation en est simple : des projets ont été créés par action (et une pour l’administration générale), dans lesquels nous créons des tâches à accomplir. Ces tâches sont déplacées d’un simple clic d’une colonne à l’autre, « à faire », « en cours », « à valider ». Une colonne spécifique rappelle dans chaque action les objectifs finaux et les livrables attendus au bout de SO PUR. Grâce à Kandoo, nous avons une vue générale sur les prochaines étapes de notre travail et sur l’avancée des actions de SO PUR.

Ce suivi n’implique ni calcul du temps de travail ni rapports de calendrier : ceci reste géré au sein de l’équipe lors de la réunion hebdomadaire.

Nos outils de communication

Les outils de messagerie (via Renater), de visioconférence (Big Blue Button) et les listes de diffusion sont mis à disposition par Rennes 2.

Tchap est notre outil de messagerie instantanée. Cette instance de Riot est ouverte à tous les agents de l’administration publique. Elle ne sert au sein de SO PUR qu’en cas de communication mineure aux heures de services, en alerte exceptionnelle du chef de projet ou bien lors d’évènements particuliers (déplacements, conférences, visios). Avoir un outil de ce type dédié à l’activité professionnelle nous permet de séparer les sollicitations professionnelles et privées.

Bien entendu, tous ces outils n’ont pas vocation à remplacer des discussions en vrai (IRL) dans les bureaux. Cependant, toute décision prise, que ce soit à l’oral ou par échange de mails, est immédiatement reportée dans nos outils. Chaque réunion fait également l’objet d’un compte-rendu dans Zettlr. De la sorte, les informations sont conservées dans une seule arborescence et nous évitons une surcharge de mails.

Une charte interne d’utilisation de ces moyens de communication a été rédigée pour le projet SO PUR afin d’en expliciter les usages et, au besoin, les borner.

Outils de publication

Blog

Une instance WordPress propulse le blog sopur.pur-editions.fr.

Réseau sociaux

SO PUR utilise les réseaux sociaux des PUR, Facebook et principalement Twitter. Ce sont loin d’être des outils libres, mais nous n’avons pas jugé opportun de doubler les canaux existants par leur équivalents libres très peu usités dans le domaine universitaire.

Archivage

L’ensemble des résultats du projet SO PUR seront déposés sur Nakala, dans une collection dédiée SO PUR.

Les licences

L’ensemble des documents issus de SO PUR, notamment toutes les publications sur le blog et les dépôts sur Nakala sont publiés sous la licence CC-BY-NC-SA, c’est-à-dire qu’il est possible de les diffuser et les adapter, à condition d’utiliser la même licence, d’indiquer la source des documents et de ne pas en faire un usage commercial.